Urgente importante

¿Es eso urgente e importante? ¿Solo es importante pero no urgente? ¿Es urgente pero no importante? o bien ¿Importante y urgente?

Seguro que en muchas ocasiones al planificar el trabajo y gestionar tu tiempo te encuentras con el problema de decidir que tarea comenzar a hacer, pues bien lo primero que has de aprender es a priorizar la atención que requiere cada una de las tareas en base a la urgencia e importancia que le otorgues, solo así podrás gestionar tu tiempo de forma correcta y ser más productivo trabajando en casa, en la oficina o en tu vida personal.

1.- ¿Urgente? ¿Importante?

Antes de entrar en materia mira estos tres sencillos ejemplos de situaciones que nos ayudarán a  tener claro los conceptos de urgente e importante, así como a diferenciarlos:

En este primer ejemplo, nuestro coche se queda sin gasolina cuando volvemos a casa del trabajo, por lo tanto:

  • Es urgente: Conseguir gasolina para volver a casa.
  • Es Importante: Llevar gasolina de emergencia en el maletero y el teléfono con batería suficiente para avisar que llegaremos más tarde.

Otro ejemplo, igual de bueno para fijar las diferencias entre urgente e importante. En este caso se ha desatado un incendio en el edificio donde trabajamos, por lo tanto:

  • Es urgente: Salir del edificio rápidamente y activar la alarma de incendio.
  • Es importante: Tener extintores, detectores de humo y un plan de evacuación de incendios.

Ejemplo, en este caso eres testigo de un robo en una joyería que está junto en frente de tu edificio y estas viendo todo desde una ventana de tu casa:

  • Es urgente: Avisar a la policía en ese mismo instante.
  • Es importante: Memorizar la matrícula del coche que usan para la huida y recordar el aspecto de los atracadores.

Tras ello entramos en materia con la Matriz de decisión de Eisenhower una forma sencilla de tener “controladas” la tareas que hemos de realizar de tal forma que, de un vistazo se consiga decidir con éxito la tarea que ha de ser nuestro foco de atención en cada momento.

 

2.- Matriz de decisión de Eisenhower

El estratega militar y presidente de los Estados Unidos durante 8 años, Dwight David Eisenhower, ideó una matriz de decisión en la que se define las acciones e inmediatez de las mismas en función de la importancia y la urgencia de las tareas.

Mas adelante, Stephen Covey en su libro: Los 7 Hábitos De La Gente Altamente Efectiva (2004), la popularizaron. La matriz es la siguiente:

Eisenhower matriz decision

2.1.- Urgente e importante

(Primer cuadrante) Es el lugar donde están las actividades o tareas que además de urgentes son también importantes, lo que hace que podamos posponerlas y para cuya resolución es necesario tratarlas con carácter inmediato. Pues nos ayudan a conseguir metas a largo plazo.

Hay que dejar de hacer cualquier otra cosa que tengamos en proceso para centrarnos en la que es urgente e importante.

Existen dos clases de tareas dentro de urgente e importante, por un lado las que podrían haber evitado que estuvieran en este cuadrante y las que no.

Las que se podrían haber evitado son las que no hemos planificado correctamente en el tiempo y la que hemos ido posponiendo constantemente (procrastinación) y las hemos dejado para el último momento.

Las no se podrían haber evitado son aquellas que son imposibles de prever, por eso siempre es aconsejable dejar algo de tiempo libre (sin asignar a nada concreto) para poder solucionarlas sin que ello te penalice demasiado en tus planes.

2.2.- No urgente pero sí importante

(Segundo cuadrante) En este cuadrante se encuentran todas aquellas cosas que cuya realización no es urgente pero sí es importante completarlas. Es decir son importantes para llevar a cabo objetivos a largo plazo pero para las que tenemos un plazo de tiempo para su entrega o finalización aún muy lejano.

A pesar de que ello es muy importante organizar y planificar adecuadamente estas tareas pues de no hacerlo así, puede que nos quedemos sin tiempo para hacerlas y pasen a ser urgentes.
Es el cuadrante que deberíamos de tener y completar más tareas, ya que de forma primordial aquí estarían las nos permiten tener una buena salud mental y sentirnos realizados.

2.3.-  Urgente pero no importante

(Tercer cuadrante) Esta zona donde están las cosas que no son importantes pero si son urgentes puede convertirse en un gran quebradero de cabeza, en ella se engloban las peores actividades de todas pues son generalmente cosas superfluas para ti, en su mayor parte son tareas de otras personas pero que requieren de tu intervención para que ellos puedan completarlas.

Si realizas muchas tareas al día pero no avanzas en tu trabajo como desearías… es caso seguro que la mayor parte de las tareas que hayas realizado se encuentren dentro de este cuadrante. Ello generará que tu productividad trabajando no sea la que seas, para reducir las tareas de este cuadrante has de ser más asertivo y pensar más en tus intereses.

2.4.- No urgente ni importante

(Cuarto cuadrante) Las tareas y actividades que tengas claro que son de este último cuadrante, es decir ni son urgentes ni son importantes has de ignorarlas (si algo de ello fuera importante estaría en el cuadrante segundo) Es el cuadrante donde acaba lo que puedes omitir de realizar, por ello no pierdas el tiempo en ellas a no ser que te sobre tiempo para malgastarlo.

3.- Viva lo “No urgente pero sí importante”

El segundo cuadrante (No urgente pero sí importante) es la clave para tener un control mayor sobre tu vida, tu tiempo y en general para ser feliz.

Dando prioridad a la tareas del segundo cuadrante estarás reduciendo considerablemente las crisis (tareas del primer cuadrante), podrás gestionar de mejor forma las que te roban tiempo y no te aportan un beneficio directo a ti (tercer cuadrante) y te podrás recompensar más regularmente con las actividades lúdicas  (cuarto cuadrante), dentro de las que podemos encontrar: navegar por Internet, ver la TV, leer una revista, etc.

4.- Conclusiones

Tomando consciencia de la urgencia e importancia de tus tareas, así como clasificándolas en base a estos cuatro cuadrantes de la matriz de Eisenhower, vas a conseguir ser más productivo.

Y observaras como hay tendencia (yo la tengo y a casi todo el mundo con el que lo he comentado también le sucede) a colocar la mayor parte de las tareas el primer y tercer cuadrante pues a priori todo nos parece “urgente e importante” o “urgente pero no importante”.

Tenemos una predisposición a ver todo bajo un prisma de urgencia, lo que nos produce en muchos casos estrés, ansiedad y cansancio. Y centramos la atención en el corto plazo para no planificar a largo plazo, y sin tener planificado a largo plazo las tareas que así lo requieran al final todo acaba pasando al primer cuadrante y cuando estamos al borde del colapso pues… hacemos labores del cuadrante cuarto para distraernos o simplemente liberar tensiones.

Gestionar bien la importancia y urgencia de las tareas, no es algo que vas a conseguir de forma inmediata, pero con un poco de práctica es seguro que lo conseguirás (100% seguro).