productividad casa

En muchas ocasiones conseguir ser más productivo trabajando en casa se trata solo de aplicar una serie de rutinas correctas a nuestros actuales hábitos, en otros casos nos puede exigir cambiar algo para lo que no estamos preparados y que no estamos dispuestos a realizar bajo ningún concepto. Ser más productivo trabajando en casa no requiere que trabajes 14 horas diarias para realizar más tareas, es más bien organizarte para tener la capacidad de realizar más acciones en el mismo tiempo y sin que ello suponga hacer un desempeño profesional de menor calidad.

Mi trabajo me lleva a trabajar en casa varios días por semana e ir a la oficina el resto de días con los compañeros (más o menos la mitad de los días trabajo en casa y la otra mitad acudo a la oficina), lo que me hace tener bastante conocimiento de causa de lo que nos hace más productivos e improductivos.

No es una recopilación de consejos vacíos y obvios que se pueden leer en cualquier lugar de autoayuda, todos ellos son basados en mi experiencia y por ello ha de quedar claro antes de comenzar a enumerarlos. Estos consejos para ser más productivo trabajando en casa me funcionan en mi día a día. Lógicamente esto se aplica a cualquiera que desempeñe su labor profesional en casa frente a un ordenador… si eres un cirujano no trabajarás en casa ni podrás aplicarlos.


Pero si trabajas en base a objetivos, es algo que seguro tienes muy presente, pues los plazos de tiempo pueden ser tu mayor enemigo si no tienes muy claro el tiempo que necesitas para realizar una tarea asignada y si eso es asumible por ti, por tu empresa y/o cliente.

1.- Huye de la nevera

Si trabajas desde casa tienes la nevera y despensa demasiado a mano, lo que significa que si no tienes un poco de autocontrol vas a acabar visitándolas en múltiples ocasiones, cada día, a lo largo de la jornada laboral.

Eso no solo mina tu productividad desde casa, dado que gastarás tiempo en prepararte un sandwich, hacerte una tortilla francesa o calentar sobras de la cena para “darles su merecido”. También minarán tu salud pues los chocolates, alimentos precocinados o alimentos procesados, son muy atractivos y rápidos de preparar, por no mencionar las siempre apetecibles bebidas azucaradas ( todo ello hará que en poco tiempo aumentes de talla si no tienes una actividad física regular que contrarreste esas miles de calorías que ingerirás cada día mientras “trabajas”).

La solución más drástica pasa por no tener patatas fritas, chocolates, bollería industrial, bebidas azucaradas, etc. en casa y la menos drástica concienciarnos de que la nevera o despensa se abre una sola vez durante la jornada laboral para tomar un almuerzo o merienda ligera.

2.- Arriba temprano y fuera el pijama

Trabajando en casa es muy probable que sientas la tentación de aprovechar las horas de sol para tu ocio y actividades al aire libre, y dejes te decantes por trabajar cuando anochece. Eso en un principio suena bien, pero lo que haces es comenzar a trabajar cuando ya estás cansado por lo que productividad a priori… bastante poca.

Por ello márcate un horario en el que comiences a trabajar tan pronto como puedas, si puedes a las 7 am. mejor que a las 8 am.
Cuando te levantes has de ponerte el chip de “ahora estoy en el trabajo”, no cometas el error de trabajar con el pijama puesto ni salgas de la cama para sentarte directamente delante del ordenador.

Dúchate, vístete con ropa de calle (no es necesario ponerse un traje, pero si algo cómodo y con lo que podrías salir a la calle en caso de necesitarlo), sal a pasear, desayuna (en casa o fuera) y con ropa de calle, nunca con el pijama, comienza tu jornada laboral desde casa. Se comienza trabajando en pijama y se acaba volviendo a la cama sin haberte quitado el pijama, no es nada bueno para la higiene ni para tu salud mental llegar a este punto.

3.- Tomar descansos reales

¡Haz descansos! Pero descansos en los que dejes totalmente de lado el trabajo. De nada sirve que el descanso sea en tu puesto de trabajo, al final acabarás revisando el correo o cualquier otra acción laboral, esto me ha costado muchísimo y aun me sigue costando de llevarla a cabo (siendo la única que en realidad no soy capaz de cumplir con regularidad). Cada 90 o 100 minutos dale un descanso al cerebro de unos 5-10 minutos, con ello es suficiente.

Levántate y haz algo como prepararte una infusión, realiza algo de ejercicio, ve al baño a refrescarte, haz una llamada de teléfono personal, etc. Tu decides como hacer el descanso pero hazlo y tras ello notarás como podrás estar más concentrado, para con ello ser más productivo al volver a retomar las tareas (tu cerebro estará listo para permitirte poner el foco con mayor energía nuevamente sobre las tareas pendientes).

descanso

4.- ¿Multitarea? ¿sí o no?

Sí, definitivamente. Casi siempre que estás realizando tareas de bajo nivel (que no requieren de una concentración muy alta) pues realizar varias tareas al mismo tiempo, como por ejemplo limpiar el correo mientras hablas por teléfono, buscar en Internet mientras descargas el correo, etc.

Si bien este punto puede ser polémico, pues la tendencia general es a decir que hacer múltiples tareas al mismo tiempo no es productivo, mi percepción es personal es que la limpieza del correo permite la multitarea pues recibo cientos de emails cada día, muchos de ellos los respondo mientras hago otras labores.

Eso si, hay ocasiones en donde se ha de tener una concentración plena y absoluta en una tarea (como por ejemplo programando, redactando un presupuesto, resolviendo un problema a un cliente, etc.) donde no hay lugar a cometer errores o la consecuencia del error puede llevar a reducir nuestra productividad. Para esos casos mejor focalizar todo el esfuerzo es completar esa única tarea.

5.- Delimita una zona de trabajo

Encuentra y/o crea un lugar con las condiciones adecuadas para trabajar dentro de tu casa. Que tenga en la medida de lo posible iluminación natural, temperatura correcta y esté libre de distracciones (es tu espacio de trabajo y ha diferenciarse claramente del resto).

Soy partidario de tener es lugar de trabajo lo más ordenado y limpio posible, puede que pienses que en una mesa repleta de papeles, material de oficina, gadgets, etc. sabes donde tienes todo pero tu productividad será mayor si aplicas orden y coherencia.

No se trata de tener todo ordenado en cajones, bandejas y que lo conviertas en un espacio bonito (listo para salir en una revista de decoración de interiores), ha de ser funcional y permitirte trabajar cómodamente, tan solo eso.

6.- Calendario planificador de pared

¿Usar un calendario de papel? Sí, resulta de extremada utilidad usar el mundo analógico para organizar el trabajo de forma visual y así de un vistazo ver los asuntos más relevantes y el plazo de finalización que tenemos. No se trata de poner con detalle las tareas, sino una pincelada esquemática y directa para plasmar lo que más nos urge, o que tiene plazo para ser concluido.

Por ejemplo NO escribas en él: Reunión con Carlos Maqueda de Talleres Maqueda e hijos, 9:15, Calle Río Amazonas, nave 27. Galvez. CP:123456. Toledo. Tel:123 456 678. Llevar propuesta SEO personalizada impresa.
Con tan solo poner: Reunión Talleres Maqueda, ya tiene la información suficiente. En tu agenda o email ya tienes el resto de datos, colocar exceso de datos no hará otra cosa que hacerte perder el foco.

Coloca este tipo de calendarios en un lugar que te permita acceder a el fácilmente, así como leer lo que tienes anotado sin esfuerzo, ello te ayudará a ser más productivo trabajando en casa sin el menor tipo de duda.

calendario

7.- Organiza para vencer

En gran medida lo habitual es que conozcas de antemano las tareas y proyectos que tienes en proceso, pendientes o cerca de concluir. Por lo que es muy adecuado planificar el trabajo a dos o tres días vista, colocando siempre a primera hora las tareas más prioritarias y las que puedes concluir en un breve espacio de tiempo. Es aconsejable dejar siempre tiempo, 30 minutos al día, para imprevistos. De no aparecer imprevistos usa ese tiempo para rematar tareas que estén muy cercanas de pode ser completadas.

Una cosa que llevo a cabo del sistema GTD es la máxima de los “dos minutos”, que a groso modo consiste en no procrastinar nada que requiera menos de dos minutos de tiempo en completarse (no anotes para luego algo que puedes resolver en el momento y casi de inmediato) con ello el número de tareas a realizar disminuye muchísimo.

8. Trabaja acompañado de música

La música para mí es esencial para ser más productivo trabajando desde casa, me acompaña prácticamente la totalidad del tiempo, exceptuando cuando he de hablar por teléfono o Skype.

Hago uso de Spotify generalmente para filtrar y obtener el tipo de música que mas se ajusta a la labor que estoy realizando, aunque he de reconocer que muchas veces tras varias horas de escucha me coloca canciones que muy poco tienen que ver con lo que había indicado inicialmente.

En cualquier caso la música ayuda a crear una atmósfera más productiva y tener una menor sensación de soledad cuando estas solamente tu en casa. comentándolo con un compañero en mi misma situación me ha indicado que el no puede trabajar con música que al final, lejos de ayudarle, le desconcentra y que para no tener ese “vacío” lo que pone en la TV a un volumen bajo (lo suficientemente alto como para escuchar que está encendida y a su vez lo suficientemente baja como para que solo sea un murmullo lejano y no alcanzar a entender lo que se dice en ella).

9.- No subestimes al papel y boli

La variedad de aplicaciones para gestionar tareas y aumentar la productividad son muy numerosas, y su uso ha de limitarse. Pues puedes perder mucho mucho tiempo probando todas sus funcionalidades y hasta encontrar una que se ajuste medianamente a lo que necesitas. He utilizado y puntualmente uso alguna de ellas, como es el caso de Wunderlist y Evernote, pero mi mejor organizador y gestor de tareas son las libretas Moleskine y portaminas 0.7 (funciona siempre, no necesita conectarse a ninguna nube ni consume electricidad).

notas

10.- Notificaciones personales apagadas

Quizá nunca te has realizado esta pregunta pero aquí va ¿Te pagan por actualizar tus perfiles de Facebook, Instagram, etc. en horas de trabajo? ¿O por enviar vídeos y fotos en tus grupos de whatsapp? Si la respuesta es No, pero lo haces mientras estás en horario laboral, ya has localizado elementos que te hacen perder el foco de tu trabajo y no ser tan productivo como podrías.

Ya existen muchas distracciones que te desconcentrar o al menos los intentan, no sumes más de forma innecesarias y no te auto engañes pensando que si apagas el whatsapp no te podrán avisar en caso de que te necesiten para algo, tienes un teléfono al que tus jefes, familia y colegas de trabajo te pueden localizar ¿O no?

Por ello, olvídate de las redes, deja las stories y de mirar stores, y céntrate para cumplir los plazos establecidos y no verte varios días trabajando hasta altas horas de la madrugada. Sin duda este tiempo que has recuperado te va a permitir ser más productivo desde casa.

11.- Atajos de teclado

A estas alturas a nadie se le escapa que las aplicaciones tienen multitud de atajos de teclado para que la combinación de varias teclas realicen una acción determinada, pero que se conozca que existen no significa que sean utilizadas, por favor descubre cómo ejecutar acciones con atajos de teclado en tus aplicaciones de uso más común y no digas que ya lo haces si tus atajos de teclado no van más allá del Ctrl+c, Ctrl+v y como guinda a tu productividad algún Ctrl+z. 🙂

Puede parecer algo baladí pero ver a una persona que usa atajos de teclado denota que tiene un control excelente de la herramienta que maneja. Si tienes ocasión de trabajar junto a un diseñador gráfico profesional, descubrirás lo que es hacer uso de atajos de teclado de forma constante y productiva (hipnótica en muchos casos)

12.- Reuniones: no gracias

Evita tener que asistir a reuniones todo lo que puedas, la mayor parte de ellas son de lo más improductivas y van a robarte parte de tu preciado tiempo. Seguro que lo sabes, pero mientras estás en la reunión (ya sea presencial o por videoconferencia) los emails y tareas que tienes pendientes no se resuelven solos por lo que el día de la reunión tendrás una hora menos para trabajar (en el mejor de los escenarios) y el mismo trabajo (o peor, a veces más trabajo) que cuando empezaste la reunión.

Lo de las reuniones se nos ha ido de las manos, conozco verdaderos amantes de las reuniones que dirían todo lo contrario. Por mi parte, envíame un email y a buen seguro lo solucionamos de forma más rápida y eficiente, de ese modo.

reunion

13. Aprende a delegar y dí “no”

No se puede abarcar todo, hay momentos en los que no puedes hacer frente a la ingente carga de trabajo que tienes en proceso. Ya se que eres el crack y que nadie puede hacerlo jamás tan bien como lo harías tú pero, el día tiene 24 horas y hasta que lo aumenten es lo que hay. Por tanto: conciénciate y delega en alguien que pueda hacer parte de tu trabajo. Delegar no sólo te hace ser más productivo trabajando en casa, te hace mas productivo en todo momento al poder trabajar de forma más inteligente, además te ahorra problemas de salud y familiares.

Has de aprender a decir “no” y a rechazar trabajo. Si ya tienes varios frentes abiertos, de cierta importancia, añadir más carga va a hacer que hagas todos ellos mal o de manera mediocre, lo que te puede hacer perder reputación en tu ámbito profesional. Si es de calado y te interesa, indica que lo puedes comenzar tras concluir la que tienes ya en curso, es mejor rechazarlo que hacerlo mal por no poder asumirlo con garantías.

14.- Gestión de contraseñas

El acceso a los diversos sitios web y herramientas que usamos habitualmente nos roba mucho tiempo, el principal problema de ello es que tienes que colocar el nombre de usuario y la contraseña de manera repetida todos los días, en incluso en algunos de ellos haces esa operación varias veces al día. Recomiendo encarecidamente el uso de un gestor o caja fuerte de contraseñas, que no son mas que aplicaciones en las que guardas todas tus datos de acceso y que con una sola contraseña “se abren” para tras ellos autorrellenar los datos de acceso a todos tus servicios online.

Por ejemplo, entras en la web de DropBox para acceder a tu cuenta y ya te aparecen rellenos los campos Nombre y Contraseña, lo mismo sucedería en los perfiles de tus redes sociales, al acceder al servidor de tu empresa, cuando quieras consultar tu correo, etc. Sin duda vitales para una mejor productividad desde casa y desde la oficina.

Algunos ejemplos recomendables de este tipo de herramientas son: 1Password, LastpassEnpassKeePassX , pero existen muchas más.

Personalmente tengo un perfil al que accedo cuando estoy trabajando desde casa, con el que tengo registradas las contraseñas que uso para el desempeño de mis actividades profesionales y otro perfil distinto en el que tengo almacenadas las contraseñas para mis labores que no tienen relación alguna con mi trabajo. Entrar al gestor con uno u otro perfil solo depende de si es momento de trabajar o de ocio.

Para finalizar: ser más productivo trabajando en casa

Este artículo ha sido escrito de la forma más productiva posible, siguiendo todos y cada uno de los consejos vertidos y sin una sola vista a la nevera/despensa, sin haber actualizado ningún perfil de red social y por supuesto, sin haber asistido a ninguna reunion y con la ayuda de las notas tomadas en Moleskine durante las últimos días.

Tengo la sospecha que muchas personas tienen otros trucos o métodos para ser más productivos trabajando en casa. Si usas alguno distinto a los reseñados y tienes a bien compartirlo, deja un comentario para indicar cuál es tu recomendación… sin duda te lo agradeceré.